Automatisierung
Ein Ablauf liest sich von oben nach unten.
Keine Knotengrafik, keine Formeln, kein JSON. Ein Auslöser, danach Schritte – so, wie Sie den Ablauf auch einer neuen Kollegin erklären würden.
Beispiel: Neue Kundenanfrage
Genau so sieht der Ablauf auch in der Anwendung aus – und genau so wird er später Schritt für Schritt protokolliert.
Ausgelöst, sobald jemand das Formular auf Ihrer Website absendet
Name, E-Mail und Telefon landen automatisch in der Kontaktliste
Zugewiesen, mit Frist auf morgen
Die Kundin oder der Kunde weiss sofort, dass die Anfrage angekommen ist
Der Ablauf pausiert und meldet sich von selbst wieder
Geprüft wird der Status der erstellten Aufgabe
Damit keine Anfrage liegen bleibt – ohne dass jemand daran denken muss
Auslöser
Wann ein Ablauf startet
Jede Automation beginnt mit genau einem Auslöser.
Manuell starten
AllgemeinSie starten die Automation selbst per Klick – ideal zum Testen und für Abläufe auf Zuruf.
Zeitplan
ZeitStartet einmalig, täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich zur gewünschten Zeit.
Formular ausgefüllt
EingangStartet, sobald jemand eines Ihrer Formulare absendet – intern oder über einen öffentlichen Link.
Aufgabe abgeschlossen
AufgabenStartet, wenn eine Aufgabe erledigt wird – optional nur für bestimmte Schlagwörter.
Aufgabe überfällig
AufgabenStartet, sobald eine Aufgabe ihr Fälligkeitsdatum überschritten hat.
Dokument hochgeladen
DokumenteStartet, wenn ein Dokument in einer bestimmten Ablage hinzugefügt wird.
Freigabe entschieden
FreigabenStartet, sobald eine Freigabe erteilt oder abgelehnt wurde.
Kontakt erfasst
KontakteStartet, wenn ein neuer Kontakt angelegt wird – manuell, per Formular oder per Import.
Vorgang eröffnet
VorgängeStartet, wenn ein Vorgang eines bestimmten Typs eröffnet wird.
Externer Auslöser (Webhook)
SchnittstellenEin anderes System ruft eine geheime Adresse auf und startet damit diese Automation.
Schritte
Was danach passiert
Diese Bausteine setzen Sie in beliebiger Reihenfolge zusammen.
Aktion
Aufgabe erstellen
Legt eine Aufgabe an und weist sie einer Person oder Abteilung zu.
Aufgabe aktualisieren
Ändert Status, Priorität oder Zuständigkeit der Aufgabe aus diesem Ablauf.
Erinnerung setzen
Erinnert eine Person zu einem späteren Zeitpunkt – ohne dafür eine Aufgabe zu erzeugen.
Kontakt anlegen
Legt einen Kontakt an oder ergänzt einen bestehenden mit derselben E-Mail-Adresse.
Kontakt aktualisieren
Ergänzt Status, Schlagwörter oder eine Notiz beim Kontakt aus diesem Ablauf.
Vorgang eröffnen
Startet einen strukturierten Vorgang, z. B. eine Kunden- oder Mitarbeitenden-Einführung.
Dokument anfordern
Fordert ein Dokument an und erinnert automatisch, bis es vorliegt.
Mitteilung senden
Sendet eine Mitteilung in der App an eine Person oder Abteilung.
E-Mail senden
Sendet eine E-Mail über Ihren Mailserver. Ohne konfigurierten Mailserver wird die Nachricht sichtbar in der Warteschlange abgelegt und nicht stillschweigend verworfen.
Notiz festhalten
Hält einen Eintrag in der Aktivitätsübersicht fest – nützlich für Nachvollziehbarkeit.
Anderes System benachrichtigen
Ruft eine Adresse in einem anderen System auf. Nur öffentlich erreichbare Adressen sind erlaubt.
Logik
Bedingung prüfen
Prüft eine Bedingung. Trifft sie nicht zu, endet der Ablauf an dieser Stelle.
Wenn / sonst
Teilt den Ablauf: trifft die Bedingung zu, läuft der eine Zweig, sonst der andere.
Ablauf beenden
Beendet den Ablauf an dieser Stelle als erfolgreich abgeschlossen.
Warten
Warten
Pausiert den Ablauf für eine feste Dauer, z. B. zwei Tage vor dem Nachfassen.
Freigabe
Freigabe einholen
Fragt eine Freigabe an und pausiert den Ablauf, bis entschieden wurde.
Verlässlichkeit
Abläufe, die sich nicht selbst überholen
Automatisierung darf nicht zur Fehlerquelle werden. Deshalb gelten feste Grenzen – und jede Ausführung ist vollständig nachvollziehbar.
Keine Endlosschleifen
Ein Ablauf darf höchstens 40 Schritte enthalten, und jede Ausführung hat ein festes Schrittbudget. Ein Ablauf kann sich nicht endlos selbst auslösen.
Keine doppelten Ausführungen
Kommt dasselbe Ereignis zweimal an – etwa weil ein System einen Aufruf wiederholt –, wird es als derselbe Vorgang erkannt und nicht zweimal ausgeführt.
Wartezeiten mit Obergrenze
Ein Ablauf darf bis zu 365 Tage pausieren und meldet sich danach von selbst wieder. Länger geht bewusst nicht.
Jeder Schritt protokolliert
Sie sehen für jede Ausführung, welcher Schritt wann gelaufen ist, was dabei herausgekommen ist – und wo es gegebenenfalls geklemmt hat.
Änderungen stören nichts
Jede Ausführung merkt sich die Fassung, mit der sie gestartet ist. Sie können einen laufenden Ablauf bearbeiten, ohne bereits gestartete Durchläufe zu beschädigen.
Jederzeit anhalten
Ein Klick pausiert eine Automation. Sie wird nicht mehr ausgelöst; bereits gestartete Durchläufe werden sauber zu Ende geführt.
Am besten probieren Sie es aus.
Vorlage wählen, zuständige Person eintragen, aktivieren – in wenigen Minuten.